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Unique Caribbean Holidays Limited

Informativa sulla Privacy del Tour Operator/Agenzia di Viaggio

Unique Caribbean Holidays Limited e Unique Travel Corp. (congiuntamente, “Unique”, “noi”, “ci”, “nostra”), sono rappresentanti mondiali dei resort Sandals e Beaches. Unique è impegnata nella tutela della privacy del cliente. La presente Informativa sulla Privacy indica quali dati personali raccogliamo, le modalità di raccolta degli stessi, la finalità dell’utilizzo e i soggetti con cui li condividiamo.

Per “dati personali” intendiamo le informazioni riguardo al cliente che ne consentono l’identificazione quali il nome e i dati di contatto, gli accordi relativi alla vacanza e la cronologia della prenotazione. I dati personali non comprendono i dati dai quali non è possibile risalire all’identità del cliente, quali i dati forniti in forma anonima.

Ai fini della normativa in materia di protezione dei dati, Unique è considerato il “titolare del trattamento” dei dati personali trattati con riferimento alla presente Informativa sulla Privacy. Ciò comporta che siamo responsabili della decisione circa le modalità di conservazione e di utilizzo dei dati personali concernenti il cliente. Il nostro indirizzo è 32 St Ives Street, Londra, SW3 2ND. Nel caso di richieste relative alla presente Informativa sulla Privacy il cliente può contattarci su privacy@uniquecaribbean.co.uk.

Abbiamo incaricato un responsabile della protezione dei dati (RPD) per vigilare sulle questioni in materia di protezione dei dati. Nel caso di eventuali richieste riguardo alla presente informativa sulla privacy o sulle modalità di gestione dei dati personali dell’cliente, si invita a contattare il RPD su privacy@uniquecaribbean.co.uk.

Questa Informativa sulla Privacy si applica ai dati personali del cliente che raccogliamo, utilizziamo e trattiamo con riferimento al nostro rapporto con il cliente come singolo, tour operator o agente di viaggio, anche nel caso di prenotazione da parte del cliente di un tour informativo con noi. Nel caso in cui il cliente fornisca anche dati personali di altri, per esempio degli ospiti che lo accompagnano nel tour informativo, invitiamo a fornire ai detti soggetti una copia della presente Informativa sulla Privacy.

Possiamo fornire ulteriori informazioni sulla privacy in specifiche occasioni in cui raccogliamo o trattiamo dati personali affinché il cliente sia sempre pienamente consapevole delle modalità e delle motivazioni dell’utilizzo dei suoi dati personali. Le menzionate informazioni aggiuntive devono essere lette congiuntamente alla presente Informativa sulla Privacy.

Quali informazioni raccogliamo riguardo il cliente e per quali finalità le utilizziamo?

Le tipologie di dati personali del cliente che possiamo raccogliere, archiviare e utilizzare, sono indicate nella successiva tabella e in ciascun caso abbiamo specificato le finalità di utilizzo e il nostro “fondamento giuridico” per il trattamento. La legge specifica alcuni tipi di “fondamenti giuridici” ai sensi de quali siamo autorizzati a utilizzare i dati personali del cliente. Più comunemente ci baseremo su uno o più dei seguenti fondamenti giuridici per il trattamento dei dati personali del cliente:

  1. Nel caso in cui il trattamento sia necessario per l’esecuzione del contratto stipulato con il cliente (ovvero necessario per la prestazione dei servizi prenotati dal cliente);
  2. Nel caso sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale da parte nostra;
  3. Nel caso in cui sia necessario per i nostri legittimi interessi (o quelli di un terzo) e gli interessi e diritti fondamentali del cliente non prevalgono sui menzionati interessi;
  4. Nel caso di previo consenso del cliente al trattamento.

Categorie di dati personali

Finalità d’uso dei dati personali

Fondamento giuridico

Dati personali di contatto tra cui il nome completo, il numero del contatto, l’indirizzo e-mail, l’indirizzo postale

Per contattare il cliente con riferimento al tour informativo prenotato dal cliente, ai servizi forniti dallo stesso e al fine di raccogliere e recuperare i pagamenti a noi dovuti

Per confermare gli accordi relativi al tour informativo (per es.la prenotazione dei voli del cliente)

Per adempiere alle richieste delle brochure

Per contattare il cliente con riferimento alle promozioni e alle informazioni marketing (nel caso in cui il cliente sia una persona fisica lo faremo esclusivamente previo consenso del cliente)

Per la gestione dei reclami

Per la gestione del nostro rapporto

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

I nostri legittimi interessi nel recuperare i pagamenti a noi dovuti

I nostri legittimi interessi nel nel fornire al cliente informazioni di marketing mirate, di sviluppo e crescita della nostra attività

I nostri legittimi interessi dell’assistenza clienti, della gestione dei reclami del cliente e dell’esecuzione del contratto

Per il rispetto dei nostri obblighi legali

I nostri legittimi interessi nel mantenere gli account e le registrazioni

Data di nascita

Per prenotare il viaggio richiesto dal cliente

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

Nome(i) e data(e) di nascita di eventuali ospiti, compresi i bambini.

Per prenotare il viaggio richiesto dal cliente

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

Dettagli del volo

Per coordinare le prenotazioni e i transfer da e verso l’aeroporto presso la destinazione di viaggio del cliente

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

Date del soggiorno

Per identificare le date in cui il cliente ha riservato il tour

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

Nome del resort ospitante

Per identificare il resort presso cui avete prenotato il tour

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

Titolo lavorativo

Per confermare l’idoneità del cliente alla concessione di agenzia

I nostri legittimi interessi nel prestare le idonee concessioni al cliente

Dati del passaporto

Per confermare il nome completo del cliente per il volo e per la verifica della idoneità all’ingresso nel Paese di destinazione (per es. il passaporto è valido e non sono richiesti visti)

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un tour informativo per sviluppare la conoscenza dei nostri servizi

I nostri legittimi interessi nel fornire al cliente un servizio completo

Contenuti foto e video

Ai fini della commercializzazione sui social media (Facebook, Instagram e Twitter), e report interni per conto di Sandals e Beaches Resorts.

Il tuo consenso esplicito (firmando una liberatoria)

Nominativo e numero del referente in caso di emergenza

Per i casi di emergenza

I nostri legittimi interessi nel contattare il referente per le emergenze in caso di emergenza

Nome del Responsabile e Dati di Contatto

Per i casi di emergenza sia prima che dopo il viaggio e per il feedback

I nostri legittimi interessi nel contattare il responsabile del cliente nel caso di emergenza e per discutere i feedback

Speciali categorie di dati personali

Alcune categorie di dati personali, quali quelli relativi a etnia, religione o salute, sono considerati quali “categorie speciali” di dati personali in quanto sono tipologie di dati più sensibili. Cerchiamo di limitare il più possibile i casi di trattamento di particolari categorie di dati personali, tuttavia possiamo occasionalmente raccogliere, conservare e utilizzare speciali categorie di dati personali indicati nella tabella di seguito.

Le “categorie speciali” di dati personali maggiormente sensibili richiedono più elevati livelli di protezione e richiedono ulteriori giustificazioni al trattamento, conservazione e utilizzo. Possiamo trattare speciali categorie di dati personali con il consenso esplicito del cliente. Meno frequentemente possiamo trattare questo tipo di informazioni ove necessario con riferimento ad azioni legali.

Categoria di categorie speciali di dati personali

Finalità d’uso dei dati personali

Fondamento giuridico

Esigenze alimentari che rilevano o suggeriscono credenze filosofiche o religiose o condizioni di salute.

Per le minimizzazione dei rischi per la salute (per es. reazioni allergiche) e preferenze per l’alloggio dell’ospite

Consenso esplicito del cliente

Importanti informazioni mediche quali i medicinali assunti al momento

In caso di emergenza

Per minimizzare i rischi della salute o disagi

Per la sicurezza del cliente

Consenso esplicito del cliente

Le categorie speciali possono inoltre comprendere richieste del cliente relative agli accordi di viaggio che possono contenere o suggerire maggiori dettagli sul cliente che possono essere catalogati come dati personali maggiormente sensibili. Per esempio, il cliente può richiedere la disponibilità di pasti speciali presso il resort, che potrebbero implicare o suggerire particolari credenze religione o un particolare stato di salute del cliente.

Fornendoci categorie speciali di dati personali, il cliente dà il proprio consenso esplicito alla raccolta, l’utilizzo e condivisione delle menzionate informazioni con terzi e al trasferimento dei menzionati dati al di fuori dell’Unione europea, in base a quanto descritto nella presente Informativa sulla Privacy. Non richiediamo al cliente di fornirci speciali categorie di dati personali, tuttavia, ove il cliente non lo faccia, non potremo essere in grado di far fronte alle sue necessità. Analogamente, ove il cliente revochi il proprio consenso (si veda il successivo Diritto di revocare il consenso) non potremo essere in grado di far fronte alle sue necessità.

Si precisa che potremo utilizzare i dati personali del cliente senza la sua conoscenza o consenso, in conformità alle precedenti norme, ove la legge così preveda oppure ove ritenessimo ragionevolmente che sia necessario tutelare i nostri diritti e/o rispettare procedimenti giudiziali o delle autorità di controllo, un provvedimento del giudice o altri procedimenti legali.

Cosa succede se il cliente non fornisce i dati personali da noi richiesti?

Se il cliente non fornisce alcune informazioni quando richieste, non saremo in grado di fornire tutti o alcuni dei servizi relativi al viaggio (quale la prenotazione del volo o dell’hotel).

Modifica delle finalità

Utilizzeremo i dati personali del cliente esclusivamente per le finalità per le quali sono stati raccolti (come sopra identificate nella colonna Finalità di utilizzo dei dati), salvo il caso in cui ritenessimo ragionevolmente che sia necessario utilizzare gli stessi per un'altra motivazione compatibile con la finalità originaria. Nel caso in cui ci occorressero i dati personali del cliente per uno scopo non connesso, lo comunicheremo al cliente e spiegheremo il fondamento giuridico che ci consente di farlo.

Come raccogliamo le menzionate informazioni?

In genere raccogliamo i dati personali riguardo il cliente nel momento di prenotazione di un tour informativo con noi o di contatti intercorsi con noi e relativi al ruolo del cliente quale tour operator o agente di viaggio.

Possiamo inoltre ricevere le informazioni personali riguardo il cliente da terzi, quali:

  • Società che hanno contrattato con noi per la prestazione dei servizi al cliente
  • Società coinvolte nella pianificazione del viaggio del cliente

Con chi saranno condivisi i dati?

Possiamo condividere i dati personali del cliente con terzi o con altre aziende all’interno del nostro gruppo ove richiesto per legge, ove necessario per l’esecuzione del contratto con il cliente oppure nel caso di titolarità di un legittimo interesse nel farlo.

Sarà per noi necessaria la condivisione dei dati personali del cliente con altri tra cui:

  • Il resort in cui soggiorna il cliente;
  • La compagnia aerea che fornisce i voli del cliente;
  • Altre aziende del gruppo che partecipano nella procedura di prenotazione per i servizi prestati al cliente;
  • I nostri fornitori del sistema di prenotazione;
  • Il nostro fornitore del tour nel caso in cui il cliente scelga di prenotare un tour;
  • La Sandals Foundation ove il cliente scelga di effettuare una donazione;
  • I prestatori terzi di servizi di cui ci avvaliamo per la prestazione dei servizi che comportano il trattamento dei dati, quali i servizi informatici e i servizi di gestione del sistema;
  • I consulenti professionali, compreso il nostro ufficio legale (sia studi legali interni che esterni), i consulenti bancari, revisori e assicuratori nella misura in cui le menzionate informazioni siano pertinenti all’esecuzione dei loro servizi;

Condivideremo i dati personali del cliente con altre aziende del nostro gruppo che partecipano alla procedura di prenotazione per i servizi prestati al cliente, come parte delle nostre attività ordinarie di comunicazione di adempimento contrattuale, nel contesto della riorganizzazione aziendale o esercizio di ristrutturazione del gruppo, per l’assistenza nella manutenzione del sistema e l’hosting dei dati.

Possiamo condividere i dati personali del cliente con terzi, per esempio nel contesto della possibile vendita o ristrutturazione dell’attività. Potrà essere necessario condividere i dati personali del cliente con un’autorità di controllo o altrimenti per conformarsi alla legge o a un procedimento giudiziario. Potremo comunicare i dati personali del cliente ove così richiesto dalla legge oppure ove ritenessimo ragionevolmente che sia necessario per tutelare i nostri diritti e/o rispettare procedimenti giudiziali o regolamentari, un provvedimento del giudice o altri procedimenti legali.

Potremo trasferire i dati personali raccolti e riguardanti il cliente al Regno Unito e Canada dove sono situati i nostri server per i legittimi interessi nell’hosting di tutti i dati sui nostri server centrali che si trovano lì. Esiste una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea che riguarda il Canada che prevede la prestazione di un adeguato livello di protezione dei dati personali del cliente.

Possiamo inoltre trasferire i dati personali raccolti sul cliente a Paesi in cui si trovano i terzi sopra elencati, compresi gli Stati Uniti, Panama, Giamaica, Bahamas, Santa Lucia, Antigua, Grenada, Barbados e Isole Turks e Caicos al fine di prenotare il tour informativo richiesto. I dati personali del cliente possono inoltre essere trasferiti in Honduras e in India dove si trovano i nostri team di manutenzione della banca dati per i nostri legittimi interessi al mantenimento della menzionata banca dati. I menzionati Paesi possono non avere i medesimi standard della normativa in materia di protezione dei dati prevista dall’Unione europea.

Per garantire comunque che i dati personali del cliente riceveranno un adeguato livello di protezione attueremo adeguate misure di sicurezza quali le clausole contrattuali approvate dall’Unione Europea per garantire che i dati personali dell’utente siano trattati con modalità tali da essere conformi e rispettare la normativa europea e del Regno Unito in materia di protezione dei dati. Per maggiori informazioni circa le menzionate misure di tutela il cliente può richiederle al seguente indirizzo privacy@uniquecaribbean.co.uk

Per quanto tempo conserveremo le informazioni del cliente?

Conserveremo le informazioni esclusivamente per tutto il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono state raccolte, compresa la finalità relative al soddisfacimento di eventuali requisiti legali, contabili o di comunicazione.

Per determinare l’adeguato periodo per la conservazione dei dati personali, consideriamo l’ammontare, la natura e la sensibilità dei dati personali, i rischi potenziali derivanti dall’uso non autorizzato o dalla comunicazione dei dati personali del cliente, le finalità del trattamento e l’eventualità di perseguimento delle finalità con altri mezzi e gli applicabili requisiti legali.

Normalmente conserviamo le informazioni relative alle nostre trattative con il cliente per sette (7) anni dalla conclusione del contratto. Circostanze eccezionali potrebbero indurci a conservare i dati dei clienti fino a un massimo di dieci (10) anni.

In alcuni casi potremo rendere anonimi i dati personali del cliente in modo che non possano più essere associati allo stesso, nel qual caso potremo utilizzare le menzionate informazioni senza alcuna ulteriore comunicazione al cliente, non essendo più dati personali.

Nel momento in cui non avremo più la necessità dei dati personali del cliente per le finalità in base alle quali li abbiamo raccolti, comprese le finalità per il soddisfacimento di requisiti legali, contabili o di comunicazione, distruggeremo i dati personali del cliente in modo sicuro, in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

I diritti del cliente relativi alle informazioni

È importante che i dati personali del cliente da noi conservati siano esatti e attuali. Si invita pertanto il cliente a comunicarci le eventuali modifiche apportate ai dati nel corso de nostro rapporto commerciale.

Il cliente è titolare dei diritti in quanto persona fisica che può esercitare con riferimento alle informazioni da noi conservate in alcuni casi. I menzionati diritti sono:

  • La richiesta di accesso ai dati personali del cliente (comunemente nota come “richiesta di accesso del soggetto interessato”) e la richiesta di alcune informazioni con riferimento al trattamento dei suoi dati;
  • La richiesta di rettifica dei dati personali del cliente;
  • La richiesta di cancellazione dei dati personali del cliente;
  • La richiesta di limitazione del trattamento dei dati personali del cliente;
  • L’opposizione al trattamento dei dati personali del cliente;
  • La richiesta di trasferimento dei dati personali del cliente a un’altra parte.

Se il cliente decide di esercitare uno dei menzionati diritti può contattarci su privacy@uniquecaribbean.co.uk .

Il cliente ha inoltre il diritto di presentare in qualsiasi momento un reclamo all’autorità di controllo per questioni relative alla protezione dei dati. 

Corrispettivi

In genere non è richiesto al cliente il pagamento di alcun corrispettivo per accedere ai dati personali (o per esercitare eventuali altri diritti). Possiamo tuttavia addebitare un corrispettivo ragionevole nel caso in cui la richiesta di accesso del cliente sia manifestamente infondata o eccessiva. In alternativa potremo rifiutare di conformarci alla richiesta nei menzionati casi.

Cosa potremo richiedere al cliente

Potremo avere la necessità di richiedere al cliente informazioni specifiche per aiutarci a confermare l’identità dell’utente e garantire a quest’ultimo il diritto ad accedere alle informazioni (o di esercitare qualsiasi altro diritto). Questa costituisce un’adeguata misura di sicurezza per garantire che i dati personali non siano comunicati a soggetti che non abbiano diritto di riceverli.

Diritto di revocare il consenso

Nei limitati casi in cui il cliente abbia fornito il consenso alla raccolta, al trattamento e al trasferimento dei suoi dati personali per uno scopo specifico, ha il diritto di revocare il proprio consenso per quello specifico trattamento, in qualsiasi momento. Per revocare il consenso si contatti privacy@uniquecaribbean.co.uk Alla ricezione da parte nostra della comunicazione di revoca del consenso, non tratteremo più le informazioni relative allo scopo(i) iniziale per il quale il cliente abbia poi revocato il consenso, tranne che non sia presente un diverso fondamento giuridico che ne consenta il trattamento.

Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. Metteremo a disposizione sul nostro sito internet una copia aggiornata della detta informativa nel caso in cui apporteremo eventuali modifiche sostanziali. Possiamo inoltre comunicare al cliente nel corso del tempo e in altre forme il trattamento dei suoi dati personali.